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Datenschutzerklärung Anmeldung zu Veranstaltungen

Datenschutzerklärung: Anmeldung zu Veranstaltungen

Bei Anmeldungen zu Veranstaltungen über unsere Webseite fragen wir persönliche Daten ab.

Welche Daten und warum?

Wir erheben diese Daten aus verschiedenen Gründen:

  • Kontakt- und Adressdaten: Um die Teilnehmer eindeutig identifizieren und kontaktieren zu können – für die Veranstaltungsdurchführung und später Buchhaltung
  • Das Alter: Für Rabatte bzw. ggfs unterschiedliche Preisgestaltung
  • Wünsche zu Übernachtungsmöglichkeiten: Um die Übernachtung möglichst wunschgerecht organisieren zu können
  • Eine freiwillige Angabe zu einer Spende: Um Spenden organisieren zu können
  • Ein Kommentarfeld in dem verschiedene Angaben gemacht werden können (s.u.)

Zusammenfassend: Diese Informationen werden (von der Spendenangabe abgsehen) für eine zufriedenstellende Durchführung der Veranstaltung und entsprechende Vertragserfüllung bzw. den – abschluss benötigt.

Was passiert mit den Daten?

Die Daten werden für eine kurze Zeit auf dem Webserver (bei der Firma 1und1: http://1und1.de) gespeichert und in regelmäßigen Abständen (mehrfach pro Tag) von dort abgeholt und über eine verschlüsselte Verbindung auf einen Server in Sieben Linden kopiert sowie danach vom Server unseres Dienstleisters 1und1 gelöscht. Der Server in Sieben Linden ist nicht (bzw. nur sehr schwer) aus dem Internet erreichbar.

Parallell dazu werden zwei E-Mails verschickt: Eine mit den angebenen Daten an die bei der Anmeldung angegebene E-Mail-Adresse und eine zweite an das Bildungsreferat in Sieben Linden. Beide E-Mails werden über unseren Dienstleister 1und1 versandt.

Die angegebenen Daten werden dann von einem Programm eingelesen, mit welchem der Freundeskreis Ökodorf e.V. seine Veranstaltungen verwaltet. Dabei wird für jede/n Teilnehmer ein Personendatensatz angelegt, wenn dieser noch nicht vorhanden ist.

Falls in dem Anmeldeformular (oder später per Telefon, E-Mail oder einem anderen Kommunikationsweg) Angaben zu folgenden Punkten gemacht werden, werden diese ebenfalls in das o.g. Programm eingetragen:

  • Besonderheiten bzgl. An- oder Abreise (wenn für den Empfang oder die Veranstaltungsdurchführung relevant)
  • „Medizinische“ Daten sofern sie für die Veranstaltung, Verpflegung oder Unterkunft relevant sind (z.B. Rollstuhl, Allergien, andere Konditionen die z.B. bei einem Yoga-Kurs Aufmerksamkeit bedarfen, usw. …)
  • Die Bitte nach sozialermäßigtem Tarif, falls gegeben (i.d.R. wird dies nicht weiter geprüft)
  • Vorhandensein einer Mitgliedschaft im Freundeskreis Ökodorf e.V. für die Rabatte an Teilnahmekosten
  • Zugehörigkeit zu einer Organisation, falls relevant (z.B. Vertreter für einen anderen Verein, …)
  • Informationen zur Zahlungsabwicklung

Die Daten werden nach Ablauf der gesetzlichen Fristen (z.B. für die Buchhaltung) gelöscht oder so pseudonymisiert, dass kein Rückschluss auf eine Person mehr möglich ist (wohl aber die wie viele Teilnehmer/Innen eine Veranstaltung besucht haben).

An wen werden diese Daten weitergegeben?

Die Daten werden von uns nicht aktiv weitergegeben. Bei der Anmeldung zu einer Veranstaltung vor Ort werden Daten erfasst, die an unseren Kooperationspartner das Paritätische Bildungswerk weitergegeben werden. Dies passiert allerdings erst nachdem („physisch“) am Empfang eine entsprechende Unterschrift getätigt wurde.

Neben den oben genannten Daten fallen auch andere Kommunikationsdaten an, alle Informationen dazu und einiges mehr findet sich in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung. Dort finden sich auch Hinweise zum Widerruf, Herausgabe der Daten usw. Bitte lesen!